Zlecenie transportowe — wzór i elementy

Zlecenie transportowe zapisuje ustalenia między zleceniodawcą a przewoźnikiem, w tym obowiązki każdej ze stron¹. Warto wiedzieć, co wpisać do dokumentu i jak uzyskać potwierdzenie jego przyjęcia. Poniżej wyjaśniamy też różnice między zleceniem, umową przewozu i listem CMR².

Czym jest zlecenie transportowe i czym różni się od spedycyjnego?

O rodzaju zlecenia decydują powierzone czynności, nie tytuł dokumentu³. Tabela pokazuje, czego dotyczy każde z nich⁴.

Jaką rolę pełni zlecenie transportowe w organizacji przewozu?

Zlecenie transportowe przekazuje przewoźnikowi warunki potrzebne do wykonania przewozu. Obie strony mogą później wrócić do tych samych ustaleń, jeśli pojawi się rozbieżność.
Zgodnie z art. 774 Kodeksu cywilnego przewoźnik zobowiązuje się przewieźć rzeczy za wynagrodzeniem w ramach działalności przedsiębiorstwa⁵.

Czy zlecenie transportowe musi mieć formę pisemną?

Zlecenie transportowe nie musi być podpisanym dokumentem. Według M&W Spedition umowa przewozu nie wymaga formy pisemnej, a przewoźnik może przyjąć zlecenie e-mailem lub w systemie dostępnym obu stronom¹.
Wymiana elektroniczna wymaga jednak zachowania zarówno treści zlecenia, jak i odpowiedzi przewoźnika. Art. 60 Kodeksu cywilnego dopuszcza wyrażenie woli przez zachowanie, które ujawnia ją w dostateczny sposób, również elektronicznie⁵.

Czym jest zlecenie spedycyjne?

Zlecenie spedycyjne powierza spedytorowi organizację transportu, a niekoniecznie wykonanie przewozu. Czytając je, sprawdź zakres czynności organizacyjnych i ustal, kto ma przewieźć towar.
Art. 794 § 1 Kodeksu cywilnego wymienia wysyłanie lub odbiór przesyłki oraz inne usługi związane z przewozem⁵.

Czy zlecenie transportowe wymaga podpisu?

Strony mogą zawrzeć umowę przewozu bez podpisywania dokumentu, jeśli uzgodnią istotne warunki, a przewoźnik przyjmie zlecenie⁶.
W korespondencji mailowej lub na komunikatorze szukaj więc dwóch rzeczy: uzgodnionych warunków i potwierdzenia ich przyjęcia. Samo wysłanie zlecenia nie dowodzi akceptacji. W razie wątpliwości art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego wiąże zawarcie umowy z otrzymaniem przez oferenta oświadczenia o przyjęciu oferty⁵.

Co zawiera zlecenie transportowe i do czego służą jego zapisy?

Zlecenie transportowe powinno opisywać ładunek, miejsca odbioru i dostawy oraz ramy czasowe przewozu. Trzeba w nim także ustalić wynagrodzenie, sposób płatności i odpowiedzialność za utratę lub zniszczenie towaru¹. Takie zapisy pozwalają obu stronom sprawdzić, jaki przewóz uzgodniły.
Art. 6 ust. 1 Konwencji CMR wymienia wśród danych listu przewozowego miejsca przyjęcia i dostawy towaru oraz koszty przewozu⁷.

Rola zlecenia w ustalaniu zakresu przewozu

Zlecenie transportowe określa zakres przewozu, łącząc opis towaru z trasą i warunkami wykonania usługi. Zleceniodawca powinien jasno oddzielić zadania przewoźnika od tych, które pozostają po jego stronie. Wtedy łatwiej odczytać obowiązki obu stron z tego samego dokumentu².

Dane stron, ładunku i trasy – co wpisać?

Zlecenie transportowe powinno wskazywać strony, ładunek oraz miejsca załadunku i rozładunku. Jeśli trasa obejmuje wiele punktów, wpisz adresy w kolejności obsługi. Przy każdym punkcie określ właściwe czynności.
Opis ładunku powinien zawierać jednostki, masę i zajmowaną przestrzeń, gdy są potrzebne do doboru pojazdu. Art. 6 ust. 1 lit. g–h Konwencji CMR przewiduje podanie liczby sztuk przesyłki oraz wagi brutto lub innej miary ilości towaru⁷.

Tabela przedstawia przykładowy opis ładunku: liczbę jednostek, masę i długość ładunkową. W przykładzie przyjęto, że jedna europaleta zajmuje 0,4 metra ładunkowego⁸.

Dane w tabeli: 9

Terminy, wynagrodzenie i pozostałe warunki przewozu

Zlecenie transportowe powinno odróżniać termin przewozu od terminu płatności. Wpisz również walutę stawki frachtu, czyli wynagrodzenia za przewóz. W przykładowym zleceniu stawka wynosi 1 450 EUR (ok. 6 390 zł) netto za przewóz⁹, a termin płatności to 45 dni⁹.
Osobno podano postojowe, czyli opłatę za postój pojazdu: 50 EUR (ok. 220 zł)/24 h. Przy takim zapisie trzeba jeszcze wskazać moment rozpoczęcia naliczania opłaty⁹.

Jak zapisy zlecenia pomagają koordynować przewóz?

Zlecenie transportowe ułatwia koordynację przewozu, jeśli opisuje postępowanie przy odstępstwach od ustaleń. Może określać sposób zabezpieczenia ładunku oraz działania na wypadek opóźnienia lub zniszczenia towaru¹.
Strony powinny ustalić, komu przewoźnik zgłosi zdarzenie i jakie informacje przekaże przed dalszym działaniem. Art. 14 ust. 1 Konwencji CMR nakazuje przewoźnikowi zażądać instrukcji, gdy przewóz na warunkach listu przewozowego staje się niemożliwy⁷.

Dokładne zapisy pozwalają później porównać działania stron z uzgodnionymi warunkami przewozu.

Jak przygotować i przekazać zlecenie przewoźnikowi?

Przygotuj zlecenie dla konkretnego przewozu i prześlij przewoźnikowi całą treść do akceptacji. Przed wysyłką sprawdź dane stron, trasę i opis ładunku. Dodaj wymagania dotyczące pojazdu oraz zabezpieczenia towaru.
Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oferta zawarcia umowy powinna określać jej istotne postanowienia⁵.

Wzór zlecenia transportowego w PDF lub Wordzie – co dostosować do przewozu?

Wzór zlecenia transportowego w PDF lub Wordzie dopasuj do trasy, ładunku i ustaleń. Usuń zapisy, które nie dotyczą danego przewozu, a punkty trasy ułóż w kolejności obsługi.
Według opisu spedytor.org generator tworzy dokument PDF, obsługuje wiele miejsc załadunku i rozładunku oraz pozwala zachować zlecenie do późniejszej edycji lub ponownego użycia⁹. Serwis deklaruje przygotowanie zlecenia w 2 minuty za pomocą formularza z 4 sekcjami. To deklaracja dostawcy, a nie gwarancja czasu pracy każdego użytkownika⁹.

Jakie informacje przewoźnik powinien otrzymać przed przyjęciem zlecenia?

Przewoźnik potrzebuje warunków, na podstawie których oceni możliwość wykonania przewozu wskazanym pojazdem i zabezpieczenia ładunku. Zlecenie transportu międzynarodowego powinno uwzględniać także dokumentację, termin dostawy, procedury celne i wymagania na trasie¹⁰.
Przekaż te informacje przed uzyskaniem akceptacji, aby przewoźnik mógł odnieść się do całego zakresu przewozu. Art. 11 ust. 1 Konwencji CMR zobowiązuje nadawcę do udostępnienia dokumentów i informacji potrzebnych do załatwienia formalności celnych⁷.

Błędy i dodatkowe zapisy w zleceniu – możliwe skutki dla stron

Niejasne warunki zlecenia mogą wywołać spór o opóźnienie, postój, szkodę lub przekazanie przewozu innemu przewoźnikowi. W dokumencie określ wymagania wobec pojazdu, polisę OCP, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika, oraz kary umowne. Doprecyzuj też zasady postojowego i podzlecania.
Generator spedytor.org pozwala uwzględnić takie zapisy, w tym zakaz podzlecania bez zgody⁹. Przy opóźnieniu dostawy art. 30 ust. 3 Konwencji CMR przewiduje pisemne zastrzeżenie w ciągu 21 dni od udostępnienia towaru odbiorcy⁷.

Sumę polisy OCP sprawdź w odniesieniu do konkretnego ładunku. Nie wystarczy przepisać kwoty ze wzoru. Tabela zestawia wartości z przykładów i wskazówek spedytor.org oraz wyjaśnia ich zastosowanie; nie są to wymogi prawne.
Art. 23 ust. 3 Konwencji CMR co do zasady ogranicza odszkodowanie do 8,33 SDR za kilogram brakującej wagi brutto. Nie określa sumy polisy OCP¹¹.

Dane w tabeli: 9,12

W przykładzie niedostatecznej ochrony suma polisy OCP jest niższa od wartości przewożonego towaru. Sama kwota nie przesądza jednak, czy polisa obejmuje daną szkodę.
Zanim wpiszesz wymóg do zlecenia, sprawdź zakres ochrony, ograniczenia odpowiedzialności i warunki dotyczące ładunku¹³.

Jakie spory mogą wywołać niejasne dane, terminy i warunki?

Niejasne zapisy zlecenia transportowego utrudniają ustalenie miejsca podstawienia pojazdu, początku postoju lub zdarzenia uruchamiającego karę umowną. Brak zasad zgłaszania opóźnienia może też wywołać spór o moment przekazania informacji. Każdy dodatkowy warunek powinien wskazywać obowiązek strony i okoliczności jego zastosowania.
Według art. 19 Konwencji CMR opóźnienie oznacza przekroczenie uzgodnionego terminu dostawy. Jeśli terminu nie ustalono, punktem odniesienia jest czas odpowiedni dla starannego przewoźnika⁷.

Zlecenie, umowa przewozu i list CMR – różne role dokumentów

Zlecenie transportowe, umowa przewozu i list przewozowy CMR mają różne zadania. Według spedytor.org zlecenie reguluje relację zlecającego z przewoźnikiem, a list CMR dokumentuje zawarcie umowy i przyjęcie towaru⁹.
O treści uzgodnień nie przesądza jednak tytuł dokumentu. Art. 4 Konwencji CMR stanowi, że brak listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani ważność umowy przewozu⁷.

Tabela porównuje rolę każdego dokumentu w ustalaniu i potwierdzaniu warunków przewozu.

Czym różni się zlecenie od listu przewozowego CMR?

Zlecenie przekazuje przewoźnikowi warunki do przyjęcia. List przewozowy CMR odnosi się z kolei do przyjętego towaru. Nie zastępuje wszystkich uzgodnień o wynagrodzeniu ani o dodatkowych obowiązkach stron.

Co daje umowa przewozu zleceniodawcy i przewoźnikowi?

Umowa przewozu określa, jakie świadczenia i warunki strony zaakceptowały. Gdy dokumenty różnią się treścią, trzeba wrócić do rzeczywistych uzgodnień. Właśnie dlatego warto zachować potwierdzenie przyjęcia zlecenia.

Co wpływa na wiarygodność zlecenia w ocenie przewoźnika?

Wiarygodność zlecenia transportowego wymaga ustalenia, kto je przekazał, jakiego przewozu dotyczy i czy jego warunki są spójne. Przewoźnik może sprawdzić dane zleceniodawcy oraz wyjaśnić rozbieżności przed akceptacją. Samo zlecenie nie potwierdza wypłacalności kontrahenta.

Zlecenie przewozu przed wysłaniem – lista kontrolna

Zlecenie transportowe jest gotowe do wysłania, gdy odpowiada ustaleniom i nie zawiera sprzecznych zapisów. Przed przekazaniem dokumentu przejdź przez listę kontrolną.

• Dane stron wskazują właściwego zleceniodawcę i przewoźnika.
• Opis przewozu przypisuje towar i czynności do właściwych punktów trasy.
• Warunki realizacji odpowiadają ustaleniom o pojeździe, terminach i zabezpieczeniu ładunku.
• Warunki rozliczenia określają uzgodnione wynagrodzenie i zasady dodatkowych opłat.
• Zapisy dodatkowe nie przeczą pozostałym warunkom, a przewoźnik ma dostęp do załączników.

Po kontroli zachowaj tę wersję zlecenia, którą otrzymał przewoźnik.

Trzy sposoby przekazania zlecenia przewoźnikowi

Zlecenie transportowe można przekazać różnymi kanałami i w różnych formatach. Ważniejsza od formatu pliku jest możliwość wprowadzenia poprawek i zachowania potwierdzenia akceptacji.

Tabela porównuje sposoby przekazania zlecenia pod kątem zmiany treści i potwierdzenia jej przyjęcia.

Dane w tabeli: 14,15,16

TransOrders pozwala filtrować zlecenia według statusu i kontrahenta oraz importować i eksportować dane w formacie CSV¹⁶.
Dostawca deklaruje utworzenie nowego zlecenia w 30 sekund, korzystanie z produktu przez 16 000 firm i wystawianie przez użytkowników 400 zleceń miesięcznie. Te deklaracje nie określają czasu pracy każdej firmy¹⁶. Przed ponownym wysłaniem elektronicznego zlecenia sprawdź wszystkie dane zmienne.

Obowiązki spedytora i przewoźnika – kto odpowiada za co?

Obowiązki wynikają z przyjętych ustaleń, nie z użycia słowa „spedytor” w korespondencji. Tabela rozróżnia podstawowe czynności spedytora i przewoźnika. Przy konkretnym zleceniu sprawdź, kto ma podstawić pojazd i dostarczyć towar, a kto wybiera przewoźnika i przekazuje mu instrukcje.

Najczęściej zadawane pytania

Kto wypełnia zlecenie transportowe?

Zlecenie przygotowuje zleceniodawca dla konkretnego przewozu. Przewoźnik sprawdza warunki i potwierdza ich przyjęcie.

Jak wypisać zlecenie transportowe?

Wpisz dane stron, opis ładunku, punkty trasy w kolejności obsługi, terminy, wynagrodzenie i warunki realizacji. Dodaj wymagania dotyczące pojazdu oraz zabezpieczenia towaru, a przed wysłaniem sprawdź, czy zapisy są spójne.

Czy przewoźnik może zaproponować zmiany w zleceniu przed jego przyjęciem?

Tak. Może zaproponować poprawki, na przykład w pliku Word; strony powinny ustalić, którą wersję ostatecznie przyjmują.

Czy wskazana w zleceniu suma OCP gwarantuje pokrycie szkody?

Nie. Sama kwota nie przesądza o zakresie ochrony, dlatego trzeba sprawdzić warunki polisy, ograniczenia odpowiedzialności i wymagania dotyczące danego ładunku.

Kiedy w opisie ładunku podać jego masę i zajmowaną przestrzeń?

Warto podać te dane, gdy są potrzebne do doboru pojazdu. Opis może uwzględniać między innymi liczbę jednostek, masę i długość ładunkową.

Co powinien zrobić przewoźnik, gdy wykonanie przewozu staje się niemożliwe?

Strony mogą ustalić w zleceniu sposób postępowania w takiej sytuacji. Zgodnie z Konwencją CMR przewoźnik powinien zażądać instrukcji, gdy przewóz na warunkach listu przewozowego staje się niemożliwy.

Czy załączniki do zlecenia trzeba udostępnić przewoźnikowi?

Tak, przewoźnik powinien mieć dostęp do załączników potrzebnych do wykonania przewozu. Przy formalnościach celnych nadawca udostępnia wymagane dokumenty i informacje.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.